Vardiyalı çalışan işletmelerde haftalık planın hazırlanması, izinlerin takibi ve mesai hesapları ciddi zaman alır. Excel tabloları ve WhatsApp mesajlarıyla yürütülen bu süreç, büyüdükçe hata ve anlaşmazlık kaynağı olur.
Personel takip programı neler yapar?
- Personel kartı: İletişim bilgisi, görev, işe başlama tarihi ve belgeler tek yerde.
- Vardiya planlama: Haftalık veya aylık plan, sürükle-bırak ile hazırlanır; çakışmalar otomatik uyarılır.
- İzin yönetimi: Talep, onay ve kalan izin günleri.
- Giriş-çıkış kayıtları: Kart, QR kod veya mobil uygulama ile.
- Mesai raporları: Fazla çalışma ve eksik saatlerin dönem sonu raporu.
- Bildirimler: Vardiya değişikliğinin ilgili kişilere iletilmesi.
Hangi işletmeler için uygun?
Restoranlar, kafeler, mağazalar, klinikler, salonlar, güvenlik ve temizlik firmaları, üretim tesisleri gibi vardiyalı ve dönemsel yoğunluğu olan tüm işletmeler.
Bordro ile ilişkisi
Program, bordro hesaplamasını yapmasa bile mesai ve izin verilerini muhasebe veya bordro sistemine düzenli bir şekilde aktarabilir. Böylece ay sonu hesaplamaları daha hızlı ve tutarlı olur.
KVKK açısından dikkat
Personel verileri kişisel veridir; sağlık raporu gibi bazı bilgiler ise özel nitelikli kişisel veri sayılır.
- Çalışanlara aydınlatma metni sunulmalıdır.
- Yalnızca gerekli veriler toplanmalıdır.
- Yetkilendirme yapılmalı; her yönetici yalnızca kendi ekibini görmelidir.
- Konum takibi gibi uygulamalar, ölçülülük ilkesi gözetilerek ve çalışan bilgilendirilerek kullanılmalıdır.
- Biyometrik giriş sistemleri ayrıca dikkatle değerlendirilmelidir; daha az müdahaleci yöntemler tercih edilebilir.
Ayrıntılar için KVKK uyumlu yazılım ve veri ihlali bildirimi yazılarımıza bakabilirsiniz.
Hazır mı özel mi?
Standart ihtiyaçlar için hazır bulut çözümleri yeterli olabilir. Farklı şubeler, özel prim sistemleri veya mevcut yazılımlarla entegrasyon gerekiyorsa özel geliştirilmiş bir modül daha uygun olur.
Sık sorulan sorular
Çalışanlar programı telefondan kullanabilir mi?
Evet. Vardiya görüntüleme ve izin talebi gibi işlevler mobil uyumlu bir web uygulamasıyla kolayca sunulabilir.
Giriş-çıkış için parmak izi kullanmak uygun mu?
Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir ve sıkı şartlara tabidir. Kart veya QR kod gibi alternatifler genellikle daha kolay uyum sağlar.
Sonuç
Personel takibini dijitalleştirmek, yöneticinin zamanını planlamaya ve ekibe ayırmasını sağlar. İşletmenize özel bir personel modülü için teklif isteyebilirsiniz.