Teklif hazırlamak için Word şablonunu açıp müşteri adını, ürünleri ve fiyatları tek tek değiştirmek, hem zaman alır hem de hataya açıktır. Belgeler yazılım tarafından otomatik ve tutarlı şekilde PDF olarak üretilebilir.
Hangi belgeler otomatikleştirilebilir?
- Fiyat teklifleri
- Sipariş ve teslim formları
- Servis raporları ve iş emirleri. Bkz. teknik servis programı.
- Eğitim ve katılım sertifikaları
- Aylık müşteri raporları
- Sözleşme taslakları
Nasıl çalışır?
- Kullanıcı yazılımda teklifi oluşturur: müşteri, ürünler, iskonto, geçerlilik süresi.
- Yazılım, marka kimliğine uygun bir şablonu bu verilerle doldurur.
- PDF oluşturulur, kaydedilir ve müşteriye e-postayla gönderilir.
- Belge belge yönetim sistemine arşivlenir.
.NET'te PDF üretme yöntemleri
- Kodla düzen tanımlayan kütüphaneler: Sayfa düzeni C# koduyla tarif edilir; tablolar, sayfa sonları ve başlık-altlık otomatik yönetilir.
- HTML'den PDF'e dönüştürme: Belge HTML ve CSS ile tasarlanır, bir tarayıcı motoru tarafından PDF'e çevrilir. Tasarımı web bilen herkes düzenleyebilir.
- Word şablonundan PDF: Mevcut Word şablonları doldurulup dönüştürülür.
Lisanslara dikkat
PDF kütüphanelerinin lisans modelleri farklıdır. Örneğin QuestPDF, belirli bir yıllık gelirin altındaki işletmeler için ücretsiz topluluk lisansı, üzerindekiler için ücretli lisans sunar; iText ise AGPL veya ticari lisansla dağıtılır. Kullanmadan önce işletmenizin durumuna uygun lisansı güncel koşullardan kontrol edin.
Türkçe karakterler ve fontlar
PDF'te "ş, ğ, ı, İ" gibi karakterlerin doğru görünmesi için belgeye uygun font gömülmelidir. Kullanılan fontun belgeye gömülmeye izin veren bir lisansı olmalıdır; açık lisanslı fontlar bu açıdan pratiktir.
Erişilebilirlik ve arşiv
- Uzun süreli arşiv için PDF/A biçimi değerlendirilebilir.
- Etiketli PDF'ler, ekran okuyucularla okunabilirliği artırır.
E-imza
Otomatik üretilen sözleşme ve resmî belgeler, güvenli elektronik imza ile imzalanabilir. Bkz. e-imza ve KEP.
Sık sorulan sorular
Fatura PDF'i de bu şekilde üretilebilir mi?
Resmî faturalar için e-fatura ve e-arşiv sistemleri kullanılmalıdır; bu sistemlerin ürettiği görüntüler ayrıdır. Bkz. e-fatura entegrasyonu. Proforma ve teklif belgeleri ise serbestçe üretilebilir.
Şablonu sonradan değiştirebilir miyim?
HTML veya Word tabanlı şablonlar, yazılımı değiştirmeden güncellenebilecek şekilde tasarlanabilir.
Sonuç
Belge üretimini otomatikleştirmek, teklif hazırlama süresini dakikalardan saniyelere indirir ve marka tutarlılığı sağlar. Belge otomasyonu için teklif isteyebilirsiniz.
