Birçok işletmede her sabah biri bilgisayarı açar, farklı sistemlerden veri çeker, Excel'de birleştirir ve yöneticiye gönderir. Bu iş her gün yarım saat veya daha fazla sürebilir. Otomatik rapor sistemi, aynı raporu her sabah belirlenen saatte, hatasız şekilde hazırlayıp gönderir.
Neler raporlanabilir?
- Satış: Dünkü ciro, sipariş sayısı, en çok satan ürünler.
- Stok: Kritik seviyedeki ürünler, uzun süredir hareketsiz stoklar.
- Finans: Vadesi gelen alacaklar ve ödemeler.
- Operasyon: Bekleyen siparişler, geciken işler, servis kayıtları.
- Web sitesi: Dünkü form talepleri ve ziyaret özetleri.
Rapor formatı
- E-posta gövdesinde özet: Telefonda hızla okunabilecek birkaç kritik rakam.
- Ek dosya: Ayrıntı isteyenler için Excel veya PDF.
- Bağlantı: Daha fazla ayrıntı için yönetim paneline giden bağlantı.
İyi raporun özellikleri
- Karşılaştırma içerir: dün, geçen hafta aynı gün, aylık hedef.
- Dikkat gerektiren durumları öne çıkarır: "3 üründe stok kritik".
- Alıcıya göre özelleşir: şube müdürü kendi şubesini görür.
- Kısa tutulur; okunmayan rapor işe yaramaz.
Teknik yapı
Genellikle şu adımlardan oluşur:
- Zamanlanmış görev belirlenen saatte çalışır. Bkz. zamanlanmış görevler.
- Veriler veritabanından veya API'lerden toplanır.
- Hesaplamalar yapılır, Excel/PDF dosyası oluşturulur.
- E-posta, kurumsal e-posta hizmeti üzerinden gönderilir.
- Gönderim sonucu kayıt altına alınır.
Güvenlik ve gizlilik
- Raporlar hassas finansal ve kişisel veri içerebilir; yalnızca yetkili kişilere gönderilmelidir.
- Müşteri adı ve telefonu gibi kişisel veriler raporda gerçekten gerekli değilse yer almamalıdır.
- Gönderim için kullanılan e-posta hesabının güvenliği sağlanmalı; SPF, DKIM ve DMARC ayarları yapılmalıdır.
Sık sorulan sorular
Rapor yerine dashboard yeterli değil mi?
Dashboard'a bakmak için hatırlamak gerekir; rapor ise bilgiyi kişiye getirir. İkisi birbirini tamamlar.
Rapor WhatsApp'tan gönderilebilir mi?
Resmî WhatsApp Business Platform ile mümkün olabilir; ancak kurallara ve onaylı şablonlara uyulmalıdır. Bkz. WhatsApp Business API.
Sonuç
Otomatik rapor, her sabah işletmenin nabzını yöneticinin cebine getirir. İşletmenize özel rapor otomasyonu için teklif isteyebilirsiniz.