Her sabah banka ekstresini indirip havaleleri tek tek müşteri hesaplarına işlemek, birçok işletmede muhasebe ekibinin saatlerini alır. Açıklamaya müşterinin yazdığı eksik bir isim veya yanlış bir fatura numarası, işi daha da uzatır. Banka entegrasyonu, hesap hareketlerini otomatik çeker ve büyük kısmını otomatik eşleştirir.
Hesap hareketleri nasıl alınır?
| Yöntem | Özellik |
|---|---|
| Bankanın kurumsal API'si | Güncel ve otomatik; bankaya göre farklı başvuru süreçleri |
| Açık bankacılık (hesap bilgisi hizmeti) | Yetkili kuruluşlar üzerinden, müşteri onayıyla birden fazla bankaya erişim |
| Ekstre dosyaları | İnternet şubesinden indirilen Excel veya standart formatlar; yarı otomatik |
| Toplu dosya aktarımı | Bazı bankaların sunduğu düzenli dosya gönderimi, çoğu zaman SFTP ile |
Hangi yöntemin kullanılabileceği bankanıza ve hesap türünüze bağlıdır. Dosya tabanlı aktarımlar için bkz. SFTP otomasyonu.
Otomatik eşleştirme
Hareketler alındıktan sonra asıl değer eşleştirmededir:
- Kesin eşleşme: Açıklamada fatura veya sipariş numarası varsa ilgili kayda bağlanır.
- Gönderen eşleşmesi: Gönderen IBAN veya vergi numarası bir müşteri kartında kayıtlıysa o müşteriye işlenir.
- Tutar eşleşmesi: Açık faturalardan tutarı birebir tutan tek bir kayıt varsa öneri olarak sunulur.
- Manuel kuyruk: Eşleşmeyenler, önerilerle birlikte kullanıcıya gösterilir. Bir kez manuel eşlenen IBAN, bir sonraki sefer otomatik tanınır.
Zamanla otomatik eşleşme oranı artar; ekip yalnızca istisnalarla uğraşır. Tahsilat süreci için bkz. cari hesap ve tahsilat takibi.
Tahsilatı kolaylaştıran ipuçları
- Faturalarda müşteriden açıklamaya fatura numarasını yazmasını isteyin.
- Mümkünse müşteriye özel ödeme referansı kullanın.
- Kartlı tahsilat için ödeme bağlantıları gönderin; eşleştirme otomatik olur. Bkz. ödeme sistemleri.
Güvenlik
Banka erişimi en yüksek güvenlik düzeyini gerektirir:
- Entegrasyon için yalnızca görüntüleme yetkili kullanıcı veya erişim kullanın; ödeme talimatı yetkisi ayrı tutulmalı.
- API anahtarları ve sertifikalar kodda değil, güvenli bir gizli bilgi deposunda saklanmalı. Bkz. yapılandırma ve gizli bilgiler.
- Tüm işlemler kayıt altına alınmalı; erişim yalnızca ilgili personelle sınırlı olmalı.
- Ödeme talimatı otomasyonlarında çift onay şart koşulmalı.
Muhasebeye aktarım
Eşleşen tahsilatların muhasebe programına fiş olarak aktarılması, çift giriş yükünü ortadan kaldırır. Bunun için muhasebe programının içe aktarım veya API desteği değerlendirilmelidir.
Sık sorulan sorular
Birden fazla bankayla çalışıyorum, tek ekranda görebilir miyim?
Evet. Farklı kaynaklardan gelen hareketler ortak bir formata dönüştürülerek tek ekranda ve tek eşleştirme kuralıyla yönetilebilir.
Hareketler ne sıklıkla güncellenir?
API ile dakikalar veya saatler aralığında; dosya yöntemiyle genellikle günlük.
Sonuç
Banka entegrasyonu, muhasebenin en tekrarlı işini otomatiğe bağlar ve tahsilat bilgisini anlık hale getirir. Bankalarınızla uyumlu bir entegrasyon için iletişime geçebilirsiniz.
