Bir müşteri "Hakkımda hangi verileri tutuyorsunuz?" veya "Kayıtlarımı silin" diye yazdığında ne yapılacağını bilmek, KVKK uyumunun önemli bir parçasıdır. Bu talepler ilgili kişi başvurusu olarak adlandırılır.
İlgili kişinin hakları
KVKK'nın 11. maddesine göre herkes, veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Kanuni şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramışsa zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
Başvuru yöntemleri ve süre
Başvurular, ilgili tebliğde belirtilen yöntemlerle yapılabilir: yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza, mobil imza veya ilgili kişinin veri sorumlusuna daha önce bildirdiği ve sistemde kayıtlı e-posta adresi gibi. Veri sorumlusu başvuruyu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırmalıdır. Başvurular kural olarak ücretsizdir; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul'un belirlediği tarifeye göre ücret alınabilir.
Kimlik doğrulama
Başvuranın gerçekten ilgili kişi olduğundan emin olunmalıdır. Aksi halde kişisel veriler yanlış kişiye verilebilir; bu da başlı başına bir ihlaldir. Doğrulama için gereğinden fazla bilgi istememeye de dikkat edin.
Silme talebi her zaman yerine getirilir mi?
Hayır. Örneğin vergi mevzuatı nedeniyle saklanması zorunlu fatura bilgileri, saklama süresi boyunca silinemez. Bu durumda talep gerekçesiyle cevaplanır; zorunlu olmayan veriler silinir, pazarlama izinleri kaldırılır.
Yazılım tarafında hazırlık
- Veri haritası: Bir kişinin verisi hangi tablolarda ve sistemlerde? Bkz. VERBİS ve veri envanteri.
- Arama ve dışa aktarım: Kişinin verilerini tek seferde bulup okunabilir bir formatta çıkarabilme.
- Silme ve anonimleştirme: İlişkili kayıtları bozmadan kişiyi tanımlayan bilgileri kaldırabilme.
- Yedekler: Yedeklerdeki verilerin saklama süreleri ve geri yükleme sonrası silme süreci.
- Başvuru kaydı: Talep tarihi, cevap tarihi ve yapılan işlemler.
- Pazarlama izinleri: Ticari ileti izninin geri çekilmesi İYS'ye de yansıtılmalıdır. Bkz. İYS.
Sık sorulan sorular
Başvuruya cevap vermezsem ne olur?
İlgili kişi, cevap alamaması veya cevabı yetersiz bulması halinde Kurul'a şikâyette bulunabilir.
E-postayla gelen her talebi kabul etmeli miyim?
Başvuru yöntemleri ve kimlik doğrulama ilgili tebliğde düzenlenmiştir. Belirsiz durumlarda talebi kayıt altına alıp kişiyi doğru yönteme yönlendirmek ve süreyi kaçırmamak önemlidir.
Sonuç
İlgili kişi başvurularına hazırlıklı olmak, güvenin ve uyumun göstergesidir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; yazılımlarınızda veri silme ve dışa aktarım süreçleri için destek alabilirsiniz.
