VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), KVKK kapsamında veri sorumlularının kayıt olduğu ve kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin bilgileri bildirdiği, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yönetilen kamuya açık sistemdir.
Kimler kayıt olmalı?
Kayıt yükümlülüğü, Kurul'un belirlediği kriterlere göre belirlenir. Genel olarak:
- Belirli bir çalışan sayısının veya yıllık mali bilanço toplamının üzerindeki veri sorumluları,
- Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları,
- Yurt dışında yerleşik veri sorumluları
kayıt yükümlülüğü kapsamındadır. Kurul kararlarıyla belirlenen eşikler ve istisnalar zaman içinde güncellenebildiği için işletmenizin durumunu Kurum'un güncel duyurularından kontrol edin.
Kayıttan muaf olmak ne anlama gelir?
VERBİS'e kayıttan muaf olmak, KVKK'dan muaf olmak demek değildir. Muaf işletmeler de:
- Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek,
- Veri güvenliği tedbirlerini almak,
- İlgili kişi başvurularını cevaplamak,
- Veri ihlallerini bildirmek
zorundadır. Bkz. ilgili kişi başvuruları ve veri ihlali bildirimi.
Kayıt sırasında istenen bilgiler
Kayıt, kişisel veri envanterine dayanır. Genel olarak:
- Veri sorumlusu ve irtibat kişisi bilgileri
- İşlenen kişisel veri kategorileri (kimlik, iletişim, finans, sağlık vb.)
- İşleme amaçları
- Veri konusu kişi grupları (çalışan, müşteri, ziyaretçi, tedarikçi)
- Aktarılan alıcı grupları ve yurt dışı aktarım bilgisi. Bkz. yurt dışına veri aktarımı.
- Saklama süreleri
- Alınan teknik ve idari tedbirler
Kişisel veri envanteri
Kayıttan önce bir envanter hazırlamak gerekir: hangi birimde, hangi veriler, hangi amaçla, hangi sistemlerde, ne kadar süreyle tutuluyor? Bu çalışma VERBİS'ten bağımsız olarak da KVKK uyumunun temelidir.
Yazılımın rolü
- Yazılımlarınız envanterdeki saklama sürelerini uygulayabilmeli; süresi dolan veriler silinmeli veya anonimleştirilmelidir.
- Hangi verinin hangi sistemde tutulduğu belgelenmelidir.
- Erişim yetkileri ve kayıtlar, beyan edilen tedbirlerle uyumlu olmalıdır.
Güncel tutun
Veri işleme faaliyetlerinde değişiklik olduğunda (yeni bir bulut hizmeti, yeni bir veri kategorisi) VERBİS kaydının da güncellenmesi gerekir.
Sık sorulan sorular
VERBİS kaydını kim yapar?
Veri sorumlusu adına irtibat kişisi kayıt işlemlerini yürütür. Envanter hazırlığında hukuk ve bilgi işlem birlikte çalışmalıdır.
Kayıt yapılmazsa ne olur?
Kayıt yükümlülüğüne aykırılık KVKK'da idari para cezası öngörülen durumlardandır. Yükümlülüğünüz olup olmadığını netleştirmeniz önerilir.
Sonuç
VERBİS, işletmenin kişisel verileri nasıl işlediğinin resmî beyanıdır. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; güncel eşikler ve yükümlülükler için Kurum kaynaklarını ve hukuki desteği esas alın.
