Bir işletmenin finans ekibinin en çok zaman harcadığı işlerden biri mutabakattır: Bankaya gelen havale hangi müşterinin hangi faturasına ait? Sanal POS'tan geçen 37 işlemin net tutarı neden bankaya eksik yattı? Mağazadaki POS cihazının gün sonu ile yazar kasa raporu tutuyor mu? Bu soruları her gün Excel'de elle cevaplamak hem yorucu hem hataya açıktır. Bu yazıda mutabakat sürecini nasıl otomatikleştirebileceğinizi anlatıyoruz.
Mutabakatın üç ayağı
- Banka hareketleri: Havale, EFT, FAST ve diğer hesap hareketleri. Bankalardan servis veya dosya ile alınır. Bkz. banka entegrasyonu.
- POS ve sanal POS işlemleri: Kartlı tahsilatlar; işlem tarihi, brüt tutar, komisyon, taksit ve valör (hesaba geçiş) tarihi bilgileriyle.
- ERP kayıtları: Faturalar, siparişler ve cari hesap bakiyeleri.
Otomasyonun amacı bu üç kaynağı her gün otomatik olarak karşılaştırmak ve yalnızca eşleşmeyen kayıtları insana göstermektir.
Eşleştirme kuralları
Basitten karmaşığa doğru sıralanan kurallar şöyle olabilir:
- Referans eşleşmesi: Havale açıklamasındaki fatura veya sipariş numarası ERP'deki kayıtla eşleşiyor mu? Müşterilere ödeme açıklamasına sipariş numarası yazmalarını hatırlatmak bu adımı çok güçlendirir.
- Gönderen eşleşmesi: Gönderen IBAN veya vergi numarası bir cari hesaba kayıtlı mı?
- Tutar ve tarih eşleşmesi: Aynı tutarda açık bir fatura var mı ve tarih yakın mı?
- Kısmi ödeme: Tutar birden fazla açık faturanın toplamına mı denk geliyor?
- Bulanık eşleşme: Gönderen adı cari unvanına benziyor mu? (Örneğin "ABC TİC LTD" ile "ABC Ticaret Limited Şirketi".)
Her eşleşmeye bir güven puanı verin. Yüksek puanlı eşleşmeler otomatik işlenir, orta puanlılar onaya düşer, eşleşmeyenler istisna listesine girer.
POS mutabakatının incelikleri
- Komisyon: Bankaya yatan net tutar, brüt satıştan komisyon düşülmüş haldedir. Komisyon oranları kart tipine ve taksite göre değişebilir.
- Valör: Taksitli satışlarda tutar bankaya parça parça veya belirli gün sonra geçebilir; blokeli tutarlar ayrıca izlenmelidir.
- İade ve iptal: Aynı gün iptal ile sonraki gün iade farklı işlenir.
- Toplu yatış: Banka bir günün tüm POS işlemlerini tek kalemde yatırabilir; eşleştirme işlem detayı raporu ile yapılmalıdır.
Günlük mutabakat raporu
Her sabah finans ekibine gelen bir rapor şu bölümleri içerebilir:
- Dün otomatik eşleşen tahsilatlar ve toplam tutar
- Onay bekleyen olası eşleşmeler
- Eşleşmeyen banka hareketleri
- Bankaya yatması beklenen ama yatmayan POS tutarları
- Gerçekleşen komisyon ile beklenen komisyon farkı
Bu rapor bir otomatik e-posta veya yönetim paneli ekranı olarak sunulabilir.
Teknik mimari
- Banka ve POS verilerini belirli aralıklarla çeken bir zamanlanmış görev.
- Ham verilerin değiştirilmeden saklandığı bir ara veritabanı.
- Eşleştirme kurallarını çalıştıran bir servis.
- Onay ve istisna ekranları.
- Onaylanan eşleşmelerin ERP'ye tahsilat fişi olarak yazılması. Bkz. ERP entegrasyonu.
- Tüm işlemlerin kayıt altına alındığı denetim izi.
Sık sorulan sorular
Tüm bankalar hesap hareketlerini servisle verir mi?
Bankaların çoğu kurumsal müşterilerine servis, dosya veya açık bankacılık altyapısı üzerinden hesap hareketi erişimi sunar. Yöntem ve başvuru süreci bankadan bankaya değişir.
Yapay zekâ eşleştirmede kullanılabilir mi?
Açıklama metninden fatura numarası veya firma adı çıkarmak gibi işlerde yardımcı olabilir. Ancak nihai eşleştirme kurallı, denetlenebilir ve geri alınabilir olmalıdır.
Ne kadar zaman kazandırır?
İşlem hacmine bağlıdır. Günde onlarca tahsilatı olan işletmelerde, elle yapılan eşleştirmenin büyük kısmı otomatik hale gelir ve ekip yalnızca istisnalarla ilgilenir.
Sonuç
Mutabakat otomasyonu, finans ekibini "veri taşıyan" konumdan "istisnaları yöneten ve analiz yapan" konuma taşır. Doğru kurallar, şeffaf istisna yönetimi ve ERP entegrasyonuyla günlük mutabakat dakikalar içinde tamamlanabilir. Bu tür bir sistem için teklif isteyebilirsiniz.
