Her işletmede her gün aynı şekilde tekrarlanan işler vardır: bir sistemden rapor alıp başka bir yere yapıştırmak, gelen e-postadaki bilgiyi tabloya işlemek, gün sonunda aynı Excel dosyasını güncellemek. Bu işlerin çoğu bilgisayara yaptırılabilir.
Otomasyon için uygun işler
Bir iş şu özelliklerin çoğunu taşıyorsa otomasyon için iyi bir adaydır:
- Sık tekrarlanıyor: Her gün veya her hafta.
- Kuralları belli: "Şu olursa şunu yap" şeklinde tarif edilebiliyor.
- Dijital veriyle çalışıyor: Bilgi zaten bir sistemde, dosyada veya e-postada.
- Hata maliyeti yüksek: Elle yapıldığında hata riski var.
Örnekler
- Her sabah satış raporunun hazırlanıp yöneticilere e-postalanması. Bkz. otomatik rapor e-postası.
- E-ticaret siparişlerinin muhasebe programına aktarılması.
- Stok kritik seviyeye düştüğünde tedarikçiye sipariş taslağı oluşturulması.
- Randevu öncesi otomatik hatırlatma mesajı. Bkz. SMS entegrasyonu.
- Faturaların e-fatura sistemine gönderilmesi. Bkz. e-fatura entegrasyonu.
- Fiyat listelerinin tedarikçi dosyasından okunup sisteme işlenmesi.
Geri dönüşü hesaplayın
Basit bir hesap: "Bu iş haftada kaç saat sürüyor, kaç kişi yapıyor?" Haftada 3 saat süren bir iş, yılda 150 saatten fazla eder. Buna hata düzeltme süresini ve geç kalan bilginin maliyetini ekleyin.
Otomasyon yöntemleri
- API entegrasyonu: Sistemler birbirleriyle doğrudan konuşur. En sağlam yöntemdir. Bkz. REST API nedir.
- Zamanlanmış görevler: Belirli saatlerde çalışan konsol uygulamaları. Bkz. zamanlanmış görevler.
- Olay tetiklemeli akışlar: Bir şey olduğunda başlayan işler. Bkz. webhook.
- RPA: API olmayan sistemlerde ekran üzerinden otomasyon. Bkz. RPA nedir.
Sık yapılan hatalar
- Kötü işleyen bir süreci olduğu gibi otomatikleştirmek; önce süreç sadeleştirilmeli.
- Hataların sessizce yutulması; otomasyon hata verdiğinde mutlaka birine haber vermeli.
- Tek kişiye bağımlı, belgelenmemiş betikler.
- Erişim bilgilerinin kodun içine yazılması; parolalar güvenli şekilde saklanmalı.
Sık sorulan sorular
Küçük işletmeler için otomasyon pahalı mı?
Hedefli ve küçük otomasyonlar genellikle kısa sürede kendini amorti eder. Önemli olan doğru işi seçmektir.
Otomasyon çalışanların yerini alır mı?
Çoğu durumda çalışanları tekrar eden işlerden kurtarıp daha değerli işlere ayırmalarını sağlar.
Sonuç
En iyi otomasyon, kimsenin fark etmediği ama herkesin işini kolaylaştıran otomasyondur. İşletmenizdeki tekrar eden işleri birlikte değerlendirmek için iletişime geçebilirsiniz.