e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcıya iletilmesi ve saklanmasıdır. 2025 yılı brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan ve e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler için e-İrsaliye zorunluluğu 1 Temmuz 2026 itibarıyla başladı. Zorunluluk kapsamına yeni giren veya gönüllü geçiş yapmak isteyen işletmeler için bu yazıda geçiş adımlarını ve teknik entegrasyon noktalarını özetliyoruz. Güncel kapsam ve istisnalar için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kontrol edin.
e-İrsaliye kimleri kapsıyor?
- Brüt satış hasılatı ilgili yıl için belirlenen eşiği (2025 hasılatı için 10 milyon TL) aşan e-Fatura mükellefleri.
- Belirli sektörlerde (örneğin demir-çelik ürünleri, şeker, bazı akaryakıt ve tarım ürünleri) ciro şartından bağımsız zorunluluklar.
- Zorunlu olmasa da müşterileri talep ettiği için gönüllü geçiş yapan işletmeler.
Genel e-belge takvimi için e-dönüşüm takvimi 2026-2027 yazımıza bakabilirsiniz.
Geçiş yöntemleri
- GİB e-İrsaliye portalı: Düşük hacimli işletmeler için ücretsiz web arayüzü. Elle giriş gerektirdiği için yoğun sevkiyatta verimsizdir.
- Özel entegratör: Belgeleri sizin adınıza GİB'e ileten yetkili firmalar. Web arayüzü ve API sunarlar.
- Doğrudan entegrasyon: Büyük hacimli firmalar için kendi sistemiyle GİB arasında doğrudan bağlantı; teknik ve yasal yükümlülükleri ağırdır.
Çoğu KOBİ için en dengeli seçenek, ERP ile API üzerinden entegre olan bir özel entegratördür.
Teknik entegrasyon noktaları
ERP ve depo sistemi
İrsaliye, depodan malın çıktığı anda düzenlenmelidir. Bu yüzden entegrasyonun merkezi genellikle depo/sevkiyat sürecidir. Akış şöyle olabilir:
- Satış siparişi ERP'de onaylanır.
- Depo, ürünleri barkodla toplar ve sevkiyatı hazırlar.
- Sevk onayıyla birlikte ERP irsaliye fişini oluşturur.
- Entegrasyon servisi irsaliyeyi UBL-TR formatında entegratöre gönderir.
- Belgenin ETTN numarası ve durumu ERP'ye geri yazılır.
- Araçta belgenin elektronik veya basılı örneği (yazdırılabilir görünüm) bulunur.
Alınan irsaliyeler
Tedarikçilerden gelen e-İrsaliyeler için irsaliye yanıtı süreci önemlidir: Eksik veya fazla gelen ürünler yanıtla bildirilir. Mal kabul ekranında gelen e-İrsaliyeyi okuyup barkodla karşılaştıran bir yapı, hem hız hem doğruluk sağlar.
Taşıma bilgileri
Araç plakası, sürücü bilgisi ve sevk tarihi-saati gibi alanların doğru doldurulması gerekir. Bu bilgileri sevkiyat ekranında zorunlu alan yapmak, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Fatura ile irsaliyeyi aynı anda kesmeye çalışıp sevk anını kaçırmak.
- Kendi araçla yapılan sevkiyatlarda taşıyıcı bilgilerini boş bırakmak.
- Gönderilemeyen belgeleri fark etmemek; hata kuyruğu ve bildirim kurulmaması.
- Test ortamında deneme yapmadan canlıya geçmek.
- Saha satış ve bayi sevkiyatlarını kapsam dışında unutmak. Bkz. saha ekibi mobil uygulaması.
Geçiş kontrol listesi
- Zorunluluk durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.
- Entegratör seçin ve başvuru sürecini başlatın.
- ERP sürümünüzün e-İrsaliye desteğini ve gerekli lisansları kontrol edin.
- Sevkiyat sürecini haritalayın; irsaliyenin hangi adımda kesileceğini belirleyin.
- Test ortamında gönderim, iptal ve yanıt senaryolarını deneyin.
- Depo ve sevkiyat personelini eğitin.
- İlk haftalarda günlük kontrol raporu alın.
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye'yi kâğıda basıp araçta taşımak gerekir mi?
Belgenin elektronik ortamda iletilmesi esastır; denetimde belgenin ibraz edilebilmesi için pratikte basılı veya mobil görüntüsü bulundurulur. Güncel uygulama esasları için GİB kılavuzunu kontrol edin.
e-İrsaliye iptal edilebilir mi?
e-İrsaliyenin e-Fatura gibi iptal süreci farklıdır; hatalı belgelerde düzeltme yöntemi için entegratörünüzün ve GİB'in güncel kılavuzlarına bakın.
Hem e-Fatura hem e-İrsaliye için aynı entegratör mü olmalı?
Zorunlu değil ama tek entegratör, tek API ve tek destek muhatabı pratikte işleri kolaylaştırır.
Sonuç
e-İrsaliye, doğru kurulduğunda yalnızca bir yasal zorunluluk değil, sevkiyat sürecini hızlandıran bir otomasyon fırsatıdır. Depo, ERP ve entegratör arasında kesintisiz bir akış kurmak için destek alabilirsiniz. Bu yazı mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez.
