Yazılım projelerinde tekliflerin birbirinden çok farklı çıkmasının en büyük nedeni, teklif isteyen tarafın ihtiyacı farklı şekillerde anlatması ve teklif verenlerin bu boşlukları farklı varsayımlarla doldurmasıdır. İyi hazırlanmış kısa bir brif, hem daha doğru teklifler almanızı hem de projenin daha sorunsuz ilerlemesini sağlar.
Brif nedir?
Brif, projenin amacını, kapsamını ve beklentilerinizi anlatan kısa bir dokümandır. Teknik bilgi gerektirmez; önemli olan işinizi ve ihtiyacınızı net anlatmaktır. Bir iki sayfa çoğu proje için yeterlidir.
Brifte olması gerekenler
1. İşletme ve proje amacı
Ne iş yapıyorsunuz ve bu proje hangi sorunu çözecek? "Stok takibini Excel'den kurtarmak ve kritik stok uyarısı almak istiyoruz" gibi somut bir hedef, "bir program istiyoruz" ifadesinden çok daha değerlidir.
2. Kullanıcılar
Sistemi kimler kullanacak? Kaç kişi? Hangi roller (yönetici, kasiyer, depo, müşteri)? Hangi cihazlardan?
3. Mevcut durum
Şu an işi nasıl yapıyorsunuz? Kullandığınız programlar, Excel dosyaları, kâğıt formlar. Varsa örnek ekran görüntüleri veya dosyalar ekleyin (kişisel verileri gizleyerek).
4. Özellik listesi
Özellikleri üç gruba ayırın:
- Olmazsa olmaz: İlk sürümde mutlaka olması gerekenler
- Önemli: Kısa vadede eklenmesi gerekenler
- Olsa iyi olur: İleride düşünülebilecekler
Bu ayrım, bütçeye göre aşamalı plan yapılmasını kolaylaştırır. Bkz. özel yazılım maliyeti.
5. Entegrasyonlar
Bağlanması gereken sistemler: e-fatura, ödeme, SMS, muhasebe programı, web sitesi, barkod okuyucu, yazıcı.
6. Örnekler
Beğendiğiniz ve beğenmediğiniz uygulama veya siteler ve nedenleri. Görsel beklentiyi anlatmanın en hızlı yoludur.
7. Takvim
Kesin bir teslim tarihi varsa (kampanya, sezon başlangıcı, mevzuat tarihi) nedeniyle birlikte belirtin.
8. Bütçe aralığı
Bütçe paylaşmak çoğu kişiye tuhaf gelir; ancak bir aralık belirtmek, teklif verenin size uygun kapsamı önermesini sağlar. Aksi halde birbirinden çok farklı çözümler için teklif alırsınız.
9. Yayın sonrası beklentiler
Bakım, destek, eğitim, barındırma ve yedekleme beklentileriniz.
Teklifleri değerlendirirken
Fiyatın yanında şu kriterlere bakın:
- Anlama düzeyi: Teklif, ihtiyacınızı kendi cümleleriyle doğru özetliyor mu?
- Sorular: Teklif veren, belirsiz noktalar için soru sordu mu? İyi sorular iyi bir işbirliğinin işaretidir.
- Kapsam netliği: Nelerin dahil, nelerin hariç olduğu yazılı mı?
- Aşamalar ve teslimler: Ara teslimler ve onay noktaları tanımlı mı?
- Referanslar: Benzer projeler yapılmış mı? Bu sitede örnek projeleri inceleyebilirsiniz.
- Sahiplik: Kaynak kod, alan adı ve verilerin sahipliği net mi?
- Destek: Teslim sonrası hata düzeltme süresi ve bakım koşulları neler?
Web siteleri özelinde daha ayrıntılı bir liste için web sitesi yaptırmadan önce sorulması gereken 15 soru yazısına göz atabilirsiniz.
Kırmızı bayraklar
- İhtiyacınızı dinlemeden verilen hızlı ve çok düşük teklifler
- Kapsamı belirsiz, tek satırlık teklifler
- Kaynak kod veya alan adı sahipliği konusunda kaçamak cevaplar
- Hiç soru sorulmaması
Proje süreci hakkında
Teklif aşamasından sonra projenin nasıl yönetileceğini freelance yazılım projesi nasıl yönetilir yazısında ele aldık.
Sık sorulan sorular
Teknik bilgim yok, brif yazabilir miyim?
Evet. Brif teknik bir doküman değil, işinizi anlatan bir metindir. Teknik kararlar geliştiricinin sorumluluğundadır.
Kaç teklif almalıyım?
Genellikle üç teklif karşılaştırma için yeterli bir çeşitlilik sağlar. Aynı brifi herkese göndermek karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Sonuç
İyi bir brif; amaç, kullanıcılar, özellikler, entegrasyonlar, takvim ve bütçe aralığını içerir. Birkaç saatlik hazırlık, doğru teklifler ve sorunsuz bir proje olarak geri döner. Projeniz için brifinizi paylaşmak isterseniz teklif formunu kullanabilirsiniz.