Ön muhasebe; satış ve alış faturaları, cari hesaplar, kasa-banka hareketleri ve tahsilat-ödeme takibi gibi günlük finansal işlemlerin kaydıdır. Resmî defterleri mali müşavir tutsa bile, işletmenin kendi nakit akışını görmesi için iyi bir ön muhasebe düzeni şarttır.
Olmazsa olmaz özellikler
- Cari hesap takibi: Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, ekstreler, vade takibi.
- Fatura: Satış ve alış faturaları, e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu.
- Kasa ve banka: Nakit, havale, kredi kartı ve çek-senet hareketleri.
- Stok bağlantısı: Fatura ile stoğun birlikte güncellenmesi.
- Raporlar: Alacak yaşlandırma, nakit akışı, dönemsel satış.
- Mali müşavirle paylaşım: Verilerin muhasebe programına kolay aktarımı.
E-fatura ve e-arşiv
Belirli şartları sağlayan mükellefler için e-fatura ve e-arşiv kullanımı zorunludur; geçiş eşikleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir ve zaman içinde güncellenir. Programın entegratör veya GİB portalıyla uyumlu çalışması önemlidir. Ayrıntılar için e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu yazımıza bakabilirsiniz.
Seçim kriterleri
- İşletmenizin ihtiyacına göre sade mi, kapsamlı mı?
- Bulut tabanlı mı, yerel kurulum mu? Birden fazla kişi aynı anda kullanacak mı?
- Verilerinizi istediğiniz zaman dışa aktarabiliyor musunuz?
- Yedekleme kimin sorumluluğunda?
- Mali müşavirinizin kullandığı sistemle uyumlu mu?
- Kullanıcı yetkilendirmesi var mı?
- Destek ve güncelleme koşulları nasıl?
Özel yazılım ne zaman mantıklı?
Ön muhasebe için hazır programlar çoğu işletmede yeterlidir. Ancak sektöre özel fiyatlandırma, karmaşık stok yapısı, bayi ağı veya başka sistemlerle entegrasyon gerekiyorsa, hazır bir ön muhasebe programını işletmeye özel bir yazılımla entegre etmek en verimli yol olabilir.
Veri güvenliği
Finansal veriler hassastır. Güçlü parola, iki faktörlü doğrulama ve düzenli yedekleme vazgeçilmezdir. Bkz. veritabanı yedekleme stratejisi.
Sık sorulan sorular
Ön muhasebe programı resmî defter yerine geçer mi?
Hayır. Resmî defter ve beyannameler mali müşavir sorumluluğundadır. Ön muhasebe işletmenin kendi takibi içindir.
Excel ile ön muhasebe yapılabilir mi?
Çok küçük işletmelerde başlangıç için kullanılabilir; ancak fatura, cari ve stok bağlantısı olmadığı için hata riski hızla artar.
Sonuç
Doğru ön muhasebe düzeni, işletmenin nakit akışını görünür kılar. Mevcut programınızı diğer sistemlerinizle entegre etmek için destek alabilirsiniz.