"firmaadi@gmail.com" yerine "info@firmaadi.com.tr" adresinden yazmak, müşteride ilk andan itibaren daha profesyonel bir izlenim bırakır. Ancak kurumsal e-postanın asıl önemi görünüşten öte: doğru ayarlanmadığında e-postalarınız spam klasörüne düşebilir veya başkaları sizin adınıza sahte e-posta gönderebilir.
Kurumsal e-postanın faydaları
- Güven ve marka tutarlılığı.
- Çalışan ayrıldığında hesap ve yazışmalar işletmede kalır.
- Ortak adresler: teklif@, destek@, muhasebe@.
- Alan adınız üzerinde tam kontrol.
SPF, DKIM ve DMARC nedir?
Bu üç ayar, alan adınızın DNS kayıtlarına eklenir ve alıcı sunuculara "bu e-posta gerçekten bu alan adından mı geliyor?" sorusunun cevabını verir.
SPF
Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeler. E-posta hizmetinizin yanında web sitenizin form bildirimi veya bülten aracı gibi başka göndericiler de varsa, onlar da eklenmelidir.
DKIM
Gönderilen e-postalara dijital bir imza ekler. Alıcı, imzayı alan adınızdaki açık anahtarla doğrular; e-postanın yolda değiştirilmediği anlaşılır.
DMARC
SPF ve DKIM doğrulamasından geçemeyen e-postalara ne yapılacağını söyler: izle, spam klasörüne at veya reddet. Ayrıca raporlar sayesinde alan adınız adına kimlerin e-posta göndermeye çalıştığını görürsünüz.
Neden artık daha önemli?
Büyük e-posta sağlayıcıları, özellikle toplu gönderim yapan alan adlarından SPF, DKIM ve DMARC ayarlarını zorunlu tutmaya başladı. Ayarları eksik alan adlarının e-postaları spam klasörüne düşebilir veya reddedilebilir. Bu ayarlar aynı zamanda oltalama saldırılarında alan adınızın taklit edilmesini zorlaştırır.
Adım adım
- Kurumsal e-posta hizmetini seçin ve alan adınızı doğrulayın.
- MX kayıtlarını hizmetin verdiği değerlere göre ayarlayın.
- SPF kaydını ekleyin; tüm gönderici hizmetleri dahil edin.
- DKIM anahtarını oluşturup DNS'e ekleyin.
- DMARC'ı önce yalnızca izleme modunda başlatın, raporları inceleyin, sonra kademeli olarak sıkılaştırın.
- Tüm hesaplarda iki faktörlü doğrulama açın.
Web sitesi formları
Web sitenizin iletişim formu e-postaları farklı bir hizmet üzerinden gönderiyorsa, o hizmet de SPF ve DKIM ayarlarına eklenmelidir. Aksi halde gelen talep bildirimleri sizin kutunuzda bile spam'e düşebilir.
Sık sorulan sorular
Ücretsiz e-posta adresi kullanmak sorun mu?
Teknik olarak çalışır; ancak güven, marka ve hesap sahipliği açısından kurumsal adres çok daha uygundur.
DMARC'ı hemen "reddet" moduna almalı mıyım?
Hayır. Önce izleme modunda başlayıp tüm meşru göndericilerin doğru ayarlandığından emin olmak gerekir; aksi halde kendi e-postalarınız da reddedilebilir.
Sonuç
Doğru ayarlanmış kurumsal e-posta, hem güven verir hem de e-postalarınızın hedefe ulaşmasını sağlar. Alan adı ve e-posta altyapısı için alan adı ve hosting seçimi yazımıza da bakabilirsiniz.
